ادغام راه‌حل‌های نگهداری قانونی در حوزه بهداشت و درمان: یک راهنمای جامع

زمانی که مدیران و حرفه‌ای‌های پزشکی به حفظ انطباق قانونی در تأسیسات خود فکر می‌کنند، گاهی اوقات یک عامل حیاتی را نادیده می‌گیرند که می‌تواند به طور منفی بر رفاه سازمان و بیماران آن تأثیر بگذارد. کسانی که درباره وظیفه قانونی مسئولیتی که بر عهده حرفه‌ای‌های بهداشت و درمان است، شنیده‌اند ممکن است ندانند که نگهداری قانونی چیست و چرا اهمیت دارد. درک مؤثرترین راه برای پیاده‌سازی یک نگهداری قانونی در زمان لازم می‌تواند تفاوت بین مدیریت یک وضعیت نامطلوب به طور کارآمد و افزودن یک لایه دیگر از درمان نامناسب بیماران به فهرست رو به رشد شکایات بیماران باشد. فرآیند تقدیر از یک نگهداری قانونی شامل متعهد شدن به حفظ و حفاظت از سوابق، داده‌ها یا مستنداتی است که ممکن است به دعاوی قضایی یا تحقیقات نظارتی مربوط باشد. به طور کلی، یک نگهداری قانونی می‌تواند اشکال مختلفی از داده‌ها از جمله ایمیل‌ها، سوابق پزشکی، یادداشت‌ها، مستندات روابط عمومی و اطلاعات مالی را شناسایی کند. حرفه‌ای‌های پزشکی که درباره فرآیند حفظ سوابق پزشکی به عنوان بخشی از دعاوی قضایی و تحقیقات اطلاعات دارند، می‌توانند از مزایای دانستن دقیقاً چه کاری باید انجام دهند زمانی که زمان پیاده‌سازی یک نگهداری قانونی در یک تأسیسات بهداشتی فرا می‌رسد، بهره‌مند شوند. به عنوان گزارش‌دهندگان الزامی، پزشکان و پرستاران باید به دستورات برای نگهداری سوابق برای یک موضوع قانونی پایبند باشند.

زمانی که یک حرفه‌ای پزشکی یا مدیر نیاز به یک نگهداری قانونی برای حفظ پرونده‌های بیماران، مستندات و سایر اشکال داده‌های مرتبط با دعاوی در حال انجام یا دعاوی پیش‌بینی شده را شناسایی کرده باشد، تأسیسات باید با مراحل زیر ادامه دهد.

1. ارتباط برقرار کنید – زمانی که طرف مناسب نیاز به قرار دادن یک نگهداری قانونی در یک وضعیت خاص را شناسایی کرده است، فرد باید این نیاز را با تمام طرف‌های درگیر در مدیریت داده‌هایی که تحت نگهداری قانونی قرار دارند، ارتباط برقرار کند. کسانی که اطلاعیه نگهداری قانونی را دریافت کرده‌اند باید موارد زیر را درک کنند:
2. شناسایی کنید – کسانی که در حفظ تمام داده‌های تحت نگهداری قانونی نقش دارند باید مراحل لازم را برای شناسایی تمام سوابق، پرونده‌ها و مستنداتی که تحت نگهداری قانونی قرار دارند، انجام دهند.
3. تأمین کنید – پس از شناسایی داده‌های تحت نگهداری قانونی، شخصی که نگهداری قانونی را قرار می‌دهد باید تمام داده‌ها و اطلاعات تحت نگهداری را با کمک کسانی که به طور مستقیم با داده‌های مورد نظر سر و کار دارند، تأمین کند.
4. حفظ کنید – داده‌ها را در حالتی که در زمان قرار دادن نگهداری قانونی وجود داشتند، حفظ کنید. از حذف، خرد کردن یا دور انداختن هرگونه داده محافظت شده تا زمانی که موضوع به پایان برسد، خودداری کنید.
5. تأیید کنید – زمانی که داده‌ها تأمین شدند، همه کسانی که اطلاعیه نگهداری قانونی را دریافت کرده‌اند باید ملزم به تأیید دریافت اطلاعیه و همچنین درک محدودیت‌ها و دستورات آن باشند.
6. پیاده‌سازی کنید – در نهایت، کسانی که فرآیند پیاده‌سازی نگهداری‌های قانونی را مدیریت می‌کنند باید این کار را به گونه‌ای انجام دهند که داده‌های حساس بیماران و همچنین سازمان را از عواقب قانونی بالقوه ناشی از مدیریت نادرست داده‌ها محافظت کند.

اطلاعات ارائه شده در این مقاله اهمیت درک چگونگی نزدیک شدن مسئولانه به پیاده‌سازی یک نگهداری قانونی برای رسیدگی به مسائل دعاوی مرتبط با حرفه‌ای‌های بهداشت و درمان و سازمان‌هایی که آنها را استخدام می‌کنند، را برجسته می‌کند.